Na základě ARA.FCL.205 kompetentní ÚCL musí vytvořit program dozoru činnosti letových examinátorů. Za tímto účelem je požadováno oznamování provádění letových přezkoušení. Každé letové přezkoušení vykonávané examinátorem s osvědčením vydaným ÚCL musí být ohlášeno na ÚCL 5 dní předem (kromě letových přezkoušení, které jsou přímo prováděny senior examinátorem ÚCL) na e-mailovou adresu balonexamnot@caa.cz.
Bezprostředně po ohlášení obdrží odesilatel automaticky generovanou odpověď, která slouží jako potvrzení přijetí e-mailu. K ohlášení slouží formulář CAA-F-141-9 Ohlášení zkoušky, který lze najít na webových stránkách ÚCL:
Formuláře pro výcvikové organizace
Změny v ohlášeném přezkoušení se zasílají na e-mailovou adresu balonexamnot@caa.cz na formuláři CAA-F-141-10 Ohlášení zkoušky – změna, přičemž termín 5 dní předem v tomto případě nemusí být dodržen. Byl-li na tuto zkoušku jmenován jiný než navržený examinátor, konzultují se změny ve zkoušce zároveň osobně (telefonicky) s příslušným senior examinátorem ÚCL.
Po obdržení oznámení o plánovaném provedení letového přezkoušení má ÚCL právo požadovat:
a) změnu na senior-examinátora ÚCL k provedení letového přezkoušení nebo,
b) změnu na jiného examinátora k provedení letového přezkoušení, kterého vybere nebo,
c) akceptovat navrženého examinátora s případným dozorem letového přezkoušení nebo,
d) akceptovat navrženého examinátora. Za akceptaci je považováno, pokud žádost zůstane po uplynutí dvou pracovních dní následujících po dni potvrzení přijetí e-mailu bez reakce ÚCL. Všechny další změny podmínek letového přezkoušení, které následují po vyjádření ÚCL, musí být vždy konzultovány s ÚCL.