Ochrana osobních údajů

Prohlášení o zpracování osobních údajů povinně zveřejněné na internetových stránkách Úřadu

1. Základní údaje o správci osobních údajů

Úřad pro civilní letectví, IČ 48134678, se sídlem K letišti 1149/23, 160 08 Praha 6 (dále jen „ÚCL“) jakožto správce osobních údajů fyzických osob v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů o volném pohybu těchto údajů a zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) dbá na nařízením stanovenou povinnost zákonnosti, korektnosti a transparentnosti zpracování osobních údajů fyzických osob. Při zpracování osobních údajů postupuje správce rovněž v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

2. Kontaktní údaje pověřence na ochranu osobních údajů

Pověřencem na ochranu osobních údajů Úřadu pro civilní letectví je JUDr. Kateřina Havlíková, LL.M.. Pověřence na ochranu osobních údajů lze kontaktovat na emailové adrese: gdpr@caa.cz.

3. Způsob zpracování osobních údajů

Osobní údaje fyzických osob jsou zpracovávány výlučně k účelům definovaným zákonem nebo jiným přímo použitelným předpisem evropského společenství.
Osobní údaje fyzických osob jsou získávány na základě platných právních předpisů, a to v rozsahu zde stanoveném. Zpracování osobních údajů na ÚCL probíhá zejména na základě právních titulů definovaných v čl. 6 odst. 1 písm. a), b), c), e) nařízení o ochraně osobních údajů. V případě jakéhokoliv dalšího zpracování osobních údajů za účelem jiným, než jaký vyplývá z platných právních předpisů, nebo jež rozsahem zpracovávaných osobních údajů přesahuje meze vytyčené zákonem, vyžaduje Úřad prokazatelný souhlas subjektu údajů se zpracováním.

4. Účel zpracování osobních údajů

Úřad zpracovává osobní údaje za účelem zajištění plnění svých zákonných povinností, včetně povinností mu svěřených mu na základě zákona. Konkrétně se jedná zejm. o následující účely:

• Zajištění výkonu správních agend podle zákona č. 49/1997 Sb., vyhlášky č. 107/1997 Sb. a dalších právních předpisů, včetně přímo použitelných nařízení EU
• Příprava, uzavření, plnění a změny smlouvy
• Plnění povinností Úřadu vyplývajících z dalších právních předpisů
• Plnění úkolu při výkonu veřejné moci nebo ve veřejném zájmu
• Poskytování součinnosti orgánům veřejné správy
• Určení, výkon nebo obhajoba právních nároků Úřadu včetně vymáhání pohledávek
• Zajištění vnitřních potřeb Úřadu v oblasti bezpečnosti, kontroly, auditu a archivace
• Pořádání akcí, soutěží a propojování lidí a organizací v oblasti dopravy k jejich prospěchu

5. Právní základ pro zpracování osobních údajů

Na základě čl. 6 odst. 1 GDPR zpracovává Úřad údaje na základě následujících právních titulů:

• Zpracování osobních údajů za účelem plnění právních povinností
• Zpracování ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci
• Zpracování osobních údajů za účelem plnění smlouvy
• Zpracování osobních údajů na základě souhlasu

Zpracování osobních údajů nezbytných pro splnění právních povinností Úřadu je založeno právními předpisy, které jsou dostupné na následujícím odkazu: https://www.caa.cz/dokumenty/predpisy/

Zpracování osobních údajů může rovněž probíhat na základě oprávněného zájmu Úřadu. Oprávněné zájmy jsou v obecné rovině popsány v recitálech 47-49 GDPR. Oprávněným zájmem Úřadu je např.:

• zpracování osobních údajů nezbytně nutné pro účely zamezení podvodům
• zpracování osobních údajů pro zajištění bezpečnosti sítě a informací,
• zabránění neoprávněnému přístupu k sítím elektronických komunikací a šíření škodlivých kódů a zamezení útokům
• vnitřní řízení Úřadu, ochrana majetku a bezpečnost.

6. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Úřad zpracovává osobní údaje subjektů údajů pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění daného účelu.

Úřad zpracovává následující kategorie osobních údajů:

• Kontaktní údaje, jako např.:
  Bydliště, doručovací adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo, identifikátor datové schránky Jedná se o osobní údaje, díky kterým může Úřad subjekt osobních údajů kontaktovat v průběhu správního řízení nebo v průběhu plnění či vypořádání smlouvy.
• Identifikační údaje, jako např.:
  Jméno, příjmení, rodné příjmení, e-mail, IČO, rodné číslo, datum a místo narození, adresa trvalého a přechodného pobytu, číslo občanského průkazu, řidičského průkazu nebo mezinárodního řidičského průkazu, číslo účtu, podpis. U podnikajících fyzických osob – název, sídlo, IČO, DIČ, údaj
  o zápisu ve veřejném rejstříku. U fyzických osob zastupujících při jednání s Úřadem právnické osoby dále vztah k právnické osobě (statutární orgán, člen statutárního orgánu, zmocněnec). Jedná se tedy o všechny osobní údaje, díky kterým může Úřad subjekt údajů jednoznačně a nezaměnitelně identifikovat.
• Informace ze vzájemné komunikace, jako např.: Informace z dopisů, e-mailů nebo formulářů, informace na fakturách a o transakcích.

• Údaje o vyřízení agendy, jako např.: Informace z agendy, která se Vás týká a zahrnuje údaje, které jsou obsaženy ve spisech a databázích nutných pro výkon agendy.

7. Oprávnění subjektů údajů

7.1. Právo odvolat souhlas se zpracováním
Ve výjimečných případech, kdy zpracování osobních údajů probíhá na základě souhlasu, je subjekt údajů oprávněn tento svůj souhlas kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
7.2. Právo na přístup k osobním údajům
Každá fyzická osoba má právo získat od ÚCL potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány. Pokud jsou zpracovány, má každý právo získat následující informace: účel zpracování, kategorie osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu nebo omezení jejich zpracování, nebo právo vznést námitku, právo podat stížnost u dozorového úřadu, právo na informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu.
7.3. Právo na opravu
Subjekt údajů má právo požadovat, aby ÚCL bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Stejně tak má subjekt údajů právo požadovat doplnění neúplných osobních údajů.
7.4. Právo na výmaz
Subjekty údajů jsou oprávněny požadovat výmaz jejich osobních údajů v případech stanovených nařízením. Důvody pro provedení výmazu jsou uvedeny v čl. 17 odst. 1 nařízení. Z pohledu subjektu údajů však hraje významnou roli skutečnost, že toto právo nepůsobí absolutně. Samo nařízení totiž v ustanovení čl. 17 odst. 3 uvádí několik výjimek, které realizaci výmazu osobních údajů znemožňují. Jedná se o případy, kdy je zpracování nezbytné pro výkon práva na svobodu projevu a informace, pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen, dále také pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V této souvislosti je proto třeba přistupovat k oprávnění požadovat výmaz obezřetně, neboť podstatná většina agend, v nichž jsou osobní údaje na ÚCL zpracovávány, je vedena z výše uvedených důvodů. Dojde-li proto v rámci posouzení žádosti subjektu o výmaz osobních údajů ÚCL k závěru, že je některá z těchto výjimek aplikovatelná, právo na výmaz subjektu nebude možné realizovat.
7.5. Právo na omezení zpracování
Subjekt údajů má právo na to, aby ÚCL omezil zpracování, a to zejména tehdy, pokud subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů a to na dobu potřebnou k ověření přesnosti osobních údajů, jestliže je zpracování protiprávní a subjekt žádá omezení jejich použití namísto výmazu, jestliže je správce nepotřebuje pro účely zpracování.
7.6. Právo vznést námitku
Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) nařízení. ÚCL osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

8. Způsob a prostředky zpracování osobních údajů

Osobní údaje nejsou Úřadem za žádných okolností zpracovávány za účely marketingu, neprobíhá na jejich základě profilování ani automatizované rozhodování.

Úřad zpracovává osobní údaje v listinné podobě i automatizovaně v informačních systémech, a to při vysoké úrovni technického, organizačního a personálního zabezpečení. Úřad v rámci své činnosti nevykonává ani činnost zpracovatele osobních údajů fyzických osob pro jiného správce.

9. Předávání osobních údajů

Osobní údaje nejsou předávány žádným jiným subjektům soukromého práva s výjimkou nutnosti výměny osobních údajů za účelem plnění smluv se smluvními dodavateli Úřadu. Mezi dlouhodobé smluvní partnery patří zejm. společnost NOTIA Informační systémy, spol. s r.o., IČ 62917731, která je poskytovatelem informačního systému Úřadu a společnost aplis.cz, IČO: 261 99 599, která je dodavatelem spisové služby Úřadu.

Úřad předává údaje jiným orgánům státní správy a mezinárodním vládním organizacím na jejich vyžádání a na základě konkrétního zmocnění obsaženého v právním předpise.

10. Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovávány

V souladu se zásadami minimalizace údajů a omezení doby jejich uložení zpracovává Úřad osobní údaje pouze pro daný účel.

Osobní údaje jsou zpracovávány, uchovávány a skartovány po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem vydaným podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Osobní údaje nejsou uchovávány déle, než je zákonem, případně jiným předpisem práva EU či vnitřním předpisem Úřadu stanovené maximum. Po uplynutí zákonné lhůty jsou osobní údaje bezpečně skartovány tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

Osobní údaje jsou vždy zpracovávány Úřadem po dobu vyřizování příslušných agend, po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu běhu promlčecích lhůt (za účelem umožnění ochrany právních zájmů Úřadu).